Tapu Sicil Tüzüğünün 103/2, Taşra Teşkilatı Yetki, Görev ve Sorumlulukları Hakkındaki Yönetmeliğin 5/a, h Maddeleri gereğince periyodik olarak Merkeze gönderilmekte olan ikinci nüsha tapu kütükleri, ikinci nüsha tapu senetleri, ipotek belgeleri ve ipotek terkin cetvellerinin 1 Ocak 2002 tarihinden itibaren bölgelerde arşivlenmesinin 06.08.2011 tarihli makam oluru ile kararlaştırıldığı ilgi (a) genelge ile bildirilmiş 1 Ocak 2002 tarihinden itibaren uygulamaya fiilen başlanılmıştır.

Yine ilgi (b) genelge ile Bölge (Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlükleri Tapu Arşivi)  ve Merkez (Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Dairesi Başkanlığı) arşivine devir sırasında görülen temel eksiklikler ile devir usul ve esasları açıkça bildirilmiş olmasına rağmen Bölge Arşivine devir edilen belgelerin tetkikinden ve yapılan genel denetim sonuçlarına göre hatalı olarak uygulanmasına devam edilen aşağıdaki hususların açıklanmasında yarar görülmüştür.

1)                 Tescil esnasında meydana gelen hatalı yazımların mevzuat hükümlerine aykırı şekilde silinti kazıntı yapılarak düzeltildiği veya hatalı rakam ya da harf ve kelimeler üzerinde yeniden kalemle düzeltme yapıldığı görülmektedir.

2)                 Tespitleri kesinleşen itirazlı parsellerin tescillerine yönelik olarak düzenlenen cetvellere; bu itirazlarla ilgili olmayan, diğer bir anlatımla, hukuk mahkemeleri kararlarına istinaden yapılan senetsizden tesciller ile tapu kütükleri üzerinde yapılan düzeltme işlemlerinin de yazıldığı, itirazlı parsellerin köy veya mahalle isimleri ile kütük sayfa, ada ve parsel numaralarının hatalı yazıldığı ya da hatalı yazılan harf, kelime veya rakamların gelişigüzel bir şekilde düzeltildiği, çok malikli parseller için açılan mabat sayfa numaralarıyla, mabat sayfaların yer aldıkları kütüklerin ilk ve son sayfa numaraları arasında irtibat kurulmadığı görülmektedir.

3)                 Bazı Müdürlüklerce Kadastro Mahkemelerince ve Kadastro Komisyonlarınca karara bağlanan tescillere dair tescil listesi yerine ikinci nüsha tapu senedi düzenlenmek suretiyle bölge arşivine gönderildiği, bazı Müdürlüklerce ise Tescil Listesi yanında ayrıca hatalı olarak 2. nüsha tapu senedi tanzim edilmek suretiyle gönderildiği görülmektedir.

4)                 Kadastrosunun 1 Ocak 2002 tarihinden önce kesinleşmiş olması veya daha önce afet kadastrosu nedeniyle birden fazla tapu kütüğü teşekkül ettirilmiş olmasından dolayı 2. nüsha tapu kütükleri merkezde bulunan birimlerde yapılan, Kadastro Mahkemesi veya Kadastro Komisyon kararlarının tescillerine dair listelerin tamamının Genel Müdürlük Merkez Arşivi yerine Bölge Arşivine gönderildiği görülmektedir.

5)                 Bölge arşivine silinti, kazıntı, daksil ile boyanarak tahrif edilmiş ve mevzuata ve usule aykırı şekilde karalanmak suretiyle düzeltmeler içeren, içerdiği bilgileri doğru sütunlara işlenmemiş, bazı sütunları elle doldurulmuş, imzasız, mühürsüz tapu senedi, terkin cetveli, tescil listesi, irsaliye gibi belgelerin gönderilmeye devam ettiği görülmektedir.

Bilindiği üzere Bölge ve Merkez Arşivleri; aslı birimlerde olan arşivlerinin yedeği ve güvencesi niteliğinde olup ihtiyaç duyulduğunda başvurularak birim arşivini yeniden oluşturmaya elverişli olması, mevzuata uygun tanzimi itibariyle güven vermesi, içerdiği bilgilerin hiçbir tereddüde mahal vermemesi esastır. Yukarıda açıklanan hatalı işlemler nedeniyle, personel sorumlu duruma düşeceği gibi, vatandaşın kurumumuza olan güveninin sarsılmasına da sebebiyet verilebileceği aşikârdır.

Bu itibarla;

1)   Kadastro Mahkemesi ve Kadastro Komisyonu kararlarının tesciline müteakip, ilgilisine vermek üzere yalnızca bir suret (renkli) tapu senedi düzenlenmesi, ikinci nüsha tapu senedi düzenlenmeyip, ilgisine göre merkez veya bölge arşivine tescil listeleri formatına uygun bir şekilde, bilgisayar ortamında, silinti, kazıntı, daksil, el ile müdahale içermeyecek şekilde tam ve doğru olarak açılan mabat sayfalarda listede gösterilmek suretiyle tanzim edilerek gönderilmesi gerekmektedir.

Ay sonunda tescil listesine alınan taşınmazlar için ayrıca tapulama harçları tahsil beyannamesi düzenlenmek suretiyle tahsili için ilgili vergi dairesine gönderilmesi ve taşınmazlarda yapılacak müteakip taleplerde diğer kadastro tescillerinde olduğu gibi süresi içerisinde harç ilişiğinin kesildiğinin aranması gerekmektedir.

2) Bölge Arşivinde 2. Nüsha tapu kütükleri bulunan birimlere(1.1.2002 tarihinden sonra kadastrosu tamamlanmış ve geçmişinde 1 ciltten fazla afet kadastrosu bulunmayan birimler) ait tapu kütüklerinin bölge arşivine diğerlerine dair tescil listelerinin ise merkez arşivine gönderilmesi gerekmektedir.

3)   Tapu Sicil Tüzüğünün 103. maddesinin “Tapu senetleri ve ipotek belgelerinin fotoğrafsız birer örneği ile ipotek terkin işlemleri, liste halinde veya bilgisayar ortamında,  işlemi izleyen ayın ilk iki haftası içinde Genel Müdürlük merkez arşivine veya Genel Müdürlükçe belirlenen bölge arşivlerine gönderilir.” hükmüne titizlikle riayet edilerek belgelerin arşive yasal süresi içerisinde gönderilmesine özen gösterilmesi gerekmektedir.

4) İtirazlı parsellerin bölge ve merkez arşivlerinde tescilleri esnasında tescil listelerinde görülen hata ve noksanlıklar nedeniyle, telefon, faks, mail veya posta ile istenilen bilgi ve belgelerin ivedilikle gönderilmesine özen gösterilmesi gerekmektedir.

5) Tapu senedi,  ipotek belgesi, terkin cetveli ve tescil listelerinin mutlaka bilgisayar ortamında, geldi/gitti irtibatları da dâhil olmak üzere tüm sütunları eksiksiz olarak ve kaymaya mahal vermeyecek şekilde tanzim edilmesi hiçbir suretle üzerinde elle oynama, değişiklik veya düzeltme yapılmaması, hatalı olduğu tespit edilenlerin yerine doğruları tanzim edilmek suretiyle arşive gönderilmesine özen gösterilmesi gerekmektedir.

5) Tapu senetleri ve ipotek belgelerinin iki suret olarak tanzimini müteakip, aslının bölge arşivine gönderilmesi kopyasının ilgilisine verilmesi gerekmektedir.

6) Tapu senetleri ve ipotek belgelerinin ay sonunda mutlaka yevmiye defterinden yapılacak kontrolleri sonrasında, ayrı ayrı yevmiye sırasına dizilmek suretiyle en küçük yevmiyeden itibaren fotoğraf için ayrılan sütuna sıra numaralarının numaratör veya mürekkepli kalemle verilmesini müteakip, birinci ve son sıradaki tapu senedi ve ipotek belgelerine ayrı ayrı ay içerisinde kaç adet tapu senedi/ipotek belgesi tanzim edildiği (Örneğin: “Aralık 2010 ayı içerisinde 550 adet tapu senedi tanzim edildiği tasdik olunur. 04.01.2011” gibi yazılmak ve Tapu Müdürü tarafından imzalanıp mühürlenmek suretiyle hazırlandıktan sonra, imza ve mühür eksikliğinin bulunmadığının tespiti ile irsaliyeye bağlanmak suretiyle bölge arşivine gönderilmesi gerekmektedir.

7) Terkin cetvellerinde birden fazla taşınmazın veya payın aynı tarih ve yevmiye numaralı işlemle müştereken ve/veya müteselsilen yapılmış ipoteklerin kısmi olarak yapılan terkinlerinde mutlaka terkin işleminin hangi taşınmaz veya paylar üzerinden yapıldığının belirtilmesi gerekmektedir.

8) İrsaliyelerin tapu senedi, ipotek belgesi ve terkin cetvellerinin gönderilmesi amacıyla kullanılacak olup başkaca evrak ve belgelerin gönderilmesi amacıyla kesinlikle kullanılmaması gerekmektedir.

9) İrsaliyelerde silinti ve kazıntı yapılmayacaktır. Şayet yanlışlık yapılmışsa doğrusu yazılarak ayrıca Tapu Müdürü tarafından imza ve mühür ile tasdik olunması gerekmektedir.

10)  İrsaliyelerin cilt ve sahife numaralarının ardışık ve düzenli olarak verilmesine özen gösterilmesi gerekmektedir.

11)  Bu suretle doldurulacak irsaliye, Tapu Sicil Tüzüğünün 103. maddesi gereğince ayin ilk iki haftası içerisinde muhteviyatındaki belgelerle birlikte Tapu Müdürü tarafından sağ taraftaki kuponuna kaşe basılıp, Tapu Müdürü tarafından imza ve mühür ile onandıktan sonra gönderilmesi, kesinlikle imzasız, mühürsüz gönderilmemesine özen gösterilmesi gerekmektedir.

Konu ile ilgili Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 22.08.2001 tarih ve 2001/14 sayılı ve 14.07.2005 tarih ve 2005/10 sayılı genelgeleri mevcuttur.

Ekle:

Bu yazı için geridönüş linki

Yorumlar (0)

Bu yorumun beslemesine abone olun

İsim

E-posta

Başlık

Yorum

daha küçük | daha büyük

E-posta ile takip (sadece kayıtlı kullanıcılar)

Okudum ve kabul ediyorum Kullanım şartları.

Lütfen görüntülenen karakterleri yazınız

Yorum Ekle Önizleme